Orta ve alt kademe yöneticiler bunu kolay kolay itiraf edemezler.
Toplantılarda sıkıntıdan patladıklarını söyleyemezler.
Bu durum anlaşılmasın diye de çok zorlanırlar.
Hatta toplantı çıkışında, tepedekilere ne kadar dinamik olduklarını kanıtlamak için şekilden şekle girerler. Gerekli gereksiz sorular sorarlar. Falan filan..
Ama bunlar, 2020’lerin bir gerçeğini değiştirmez.
Toplantıların çoğu gereksizdir.
Aynı zamanda sağlık sorunudur.
Toplantıların sonuçları ve etkileri itibarıyla bakarsak, söylenecek tek bir ifade vardır; geçirilen zamana ve harcanan enerjiye yazık.
İyi de, neden toplanırız?
Katılımcılar, toplantılara bilgi edinmek ve iletişimi güçlendirmek gibi beklentilerle katılırlar.
Toplantıyı yönetenlerin unuttuğu bir gerçek vardır. Ki günümüzde çok daha fazla geçerlidir.
İnsanlar, gündemine aşina olmadıkları toplantılarda, en fazla 20 dakika odaklanabilirler.
Kesin bilgidir; yirmi birinci dakikadan itibaren koparlar.
Çok daha kesin bilgidir; o anlarda düşündükleri tek bir şey vardır.
Bitse de gitsek.
Bu, işin, en göze görünen kısmıdır.
Daha vahim bir risk vardır.
Toplantılar zehirlidir.
Burada, toplantıların sağlığınıza verebileceği zarardan bahsediyorum.
Bir grup insanı bir salonda toplamak ve saatlerce bir arada tutmak, o mekandaki karbondioksiti dış ortam seviyesinin çok üzerine çıkarmaktır.
O mekanlarda biriken karbon dioksiti ne yapacağız?
Kalabalık bir toplantı odasındaki yüksek CO2 seviyeleri, katılımcıların karmaşık karar alma becerilerini yüzde 50 oranında tahrip edebilir.
Geniş katılımlı ve uzun toplantıların belirli bir anından itibaren kendinizden geçer gibi olmanızı ve uyuklamaya başlamanızı nasıl açıklayabilirsiniz?
2019 yılında yapılan bir araştırmada, yüksek CO2'ye kronik olarak maruz kalmanın uzun vadeli sağlık riskleri taşıyabileceği sonucuna varılmıştır.
Toplanıyoruz da ne oluyor?
Toplantılar bir ya da iki kişiye faydalıdır. Ekipler, işletmenin tepesine bilgi sağlar. Önerilerde bulunurlar. Bunlar olurken, onlarca ekip üyesi bekler ve sadece izler.
Toplantı bir güç gösterisidir
Bu güç gösterisi, çalışanlara işletmenin sosyal hiyerarşisini hatırlatır ve yöneticilerin otoritesini sağlamlaştırır. Öncelikli işlevi budur.
En çok toplantı talep edenler, üst yönetim nezdinde görünür olmak ve kontrolün kendilerine olduğu sinyalini vermek isteyenlerdir.
Genellikle de koltuklarındaki gelecekleri için endişeli olan erkeklerdir.
Toplantılarla hem astları disipline ettiklerini düşünürler, hem de üst yönetime, aşırı yoğun bir mesai içinde oldukları mesajını verirler.
Ama bu güç gösterisi işletme için pahalıdır.
Bir yönetici, yirmi kişi ile iki saatlik bir toplantı yapıyorsa, ekiplerin toplantı öncesinde yapacakları hazırlıklar için harcanan zamanla birlikte, işletmenin insan-saat stokundan hatırı sayılır bir miktarı harcamış olur.
Daha az toplantı, daha az zaman israfı ve daha az mikroyönetim demektir.
İki önemli soru ile devam edelim.
Toplanmalı mıyız?
Toplantılar insanları daha üretken kılar mı?
İşletmelerde toplantı sayısı azaldığında, mikroyönetim ve buna bağlı olarak stres azalır.
Çalışanlar arasında iletişim kolaylaşır.
İşbirliği yaklaşımı güçlenir.
Üretkenlik artar.
Çalışanlar arasında katılımcılık eğilimi yaygınlaşır.
Memnuniyet oranı patlar.
Toplantı, çiftler arasındaki kaçamak buluşmalar gibidir.
Sayısı arttıkça heyecanı kaçar.
Toplantıların azalması, bir başka stres konusu olan mail trafiğini de düşürür. Bire bir iletişim iradesi güçlenir. Çalışanlar bundan memnun kalır.
Buraya kadar yazdıklarımızdan, toplantıların anlamsız ve gereksiz olduğu sonucu çıkarılmamalıdır. Böyle bir iddiamız yok.
Doğru, ölçülü ve dinamik toplantılar, çalışanlar için insani bir amaca hizmet eder.
Bir şartla.
Kısa olmalı.
Konuşmalar azami 3 dakika ile sınırlı olmalı.
İlginç olmalı..
Canlı olmalı.
Toplantı mekanında hava sirkülasyonu güçlü olmalı.
Hijyen sağlanmalı.
Gündem çok önceden hazırlanmış ve katılımcılara iletilmiş olmalı.
Toplantının olumlu sonuçları katılımcılar ile paylaşılmalı.
