Otel Yönetim Anlaşmaları, yatırımcı (ve/veya mal sahibi) ve global/yerel otel işletme firması arasında risk ve kazançları açık şekilde tarif eder.
Otel sayılarının hızlıca artışı, bazı kurumsal yatırımcıların oteller için varlık yöneticileri istihdam etmesi veya danışman şirketlerden yararlanmaları sayesinde, yatırımcıların elinde ciddi bilgi birikimi ve tecrübe oluşmuştur.
Bunun sonucu olarak ta, taraflar arasında dengeler yatırımcı tarafın lehine değişime uğramaktadır.
Kontratlarda sağlanan esneklikler ile otel mal sahiplerinin otellerin işleyişlerini daha yakından kontrol altında tutmalarına olanak sağlanmaktadır.
Yatırımcının, global/yerel otel işletme firması ile kontrat görüşmeleri sürecinde dikkat etmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir;
▪ Yönetim anlaşmasının süresi, yenileme koşulları ve süreleri.
▪ Koruma, münhasır alan tarifi.
▪ İşletmeci ücretleri; başlangıç katılım ücreti, açılış öncesi teknik hizmet bedeli, temel ücret, teşvik ücreti, pazarlama ve sadakat programına katkı rezervasyon ve eğitim ücretleri.
▪ İşletmeci test süresi; başlangıç zamanı, test kriterleri (brüt işletme karı, satışa hazır oda başına gelir ‘RevPar’, veya her ikisi), işletmeciye düzeltme imkanı verilmesinin sınırı.
▪ Bütçe ve giderlerler, sabit kıymetler için ayrılacak rezervlerin tarifi, gelir kontrolünün ne şekilde yapılacağı, masraflarda onay mekanizması.
▪ Anlaşmanın otel mal sahibi tarafından sona erdirilmesinin koşulları; düzeltme imkanı vermeden düşük performans, otelin satışı, herhangi bir sebeb gösterilmeksizin anlaşmayı erken sonlandırma durumunda işletmeciye ödenecek ücret.
▪ Diğer hususlar: üst kademe yöneticilerin işe alım onay prosedürü, tazminatlar
Sürenin, temel ve diğer ücretlerin tespitinde, otelin olduğu destinasyonda otel sayıları, ürünün pazara uygunluğu, işletme şirketinin destinasyona ve ürüne olan ilgisi, markalar arasında rekabet gibi koşullar, kontrat görüşmeleri esnasında belirleyici olmaktadır.
Anlaşma Süresi:
Yönetim anlaşması imzalandığı tarih itibari ile yürürlüğe girer ve anlaşmanın ilk süresi otelin açılış tarihinde başlayarak kaç yıl sonra sona erecekse, o tarihe kadar devam eder.
Mevcut işleyen bir otelin işletmesi bir Yönetim Anlaşması ile global/yerel bir otel işletme firmasına veriliyorsa, süre hemen başlar ve kaçıncı yılda sona erecekse o tarihe kadar devam eder.
Otel işletme firmaları sürenin uzun olmasını tercih etmektedirler. Yatırımcılar ise, değişen pazar koşullarında ortaya çıkabilecek farklı fırsatları değerlendirebilmek açısından, süreyi mümkün olduğunca kısa tutmayı tercih edebilmektedirler.
2000’li yıllara kadar ortalama kontrat süreleri global bazda 21 yıla yakınken, günümüzde 17 yıla kadar düşmüştür.. Sürelerin ilerde daha kısalacağı beklenmektedir.
Global/yerel otel işletme firmalarının sözleşmeleri mümkün olduğunca uzun dönemli olarak imzalamak istemeleri, kendileri açısından anlaşılabilir durumdur.
Genelde, taşınmazları olmayan işletme şirketlerinin değerleri, ellerindeki yönetim veya isim hakkı sözleşmelerinin sayıları, kontratlarının ne kadar uzun süreli oldukları, hangi süre ile ve ne kadar yönetim ve marka ücretleri kazanacakları ile birebir doğru orantılıdır.
Ayrıca, anlaşma süresinin uzun olarak belirlenmesinin, otelin aynı marka ile geçen zaman içinde pazardaki pozisyonunu sağlamlaştırarak tanınmasıdır. Misafir portföyünü geliştirmesi, markanın sadakat programından daha fazla istifade etmesi, operasyonda daha mükemmel uygulamalara ulaşma gibi sebeplerden ötürü yararları olabilir.
Ancak, otel işletme firmasının uzun dönemde verimliliğe yönelik konsantrasyonunu kaybetmemesi gerekir. İşletme firmasının kaliteye, verimliliğe,satış, ve kar hedeflerine her yıl aynı heyecanla odaklanmasının sağlanması için kontratlarda performans ile ilgili maddelere özen gösterilmesi kritik öneme sahiptir.
Dolayısıyla, yukarıda da belirtildiği gibi kontrata işletme firmasını her yıl stresli tutmaya yönelik maddeler koymak yararlı olacaktır.
Otel işletme firmasıyla iş birliğine girildiğinde, otel mal sahibi bu firmanın pazarlama, merkezi rezervasyon sisteminden, sadakat programından, eğitim programlarından ücretleri karşılığında yararlanır.
Portföyleri içindeki tüm otellere bu hizmetlerin ücretlerini eşdeğer kriterler üzerinden yansıttıkları ve birinden diğerine haksız ağırlık vermek istemedekileri için global/yerel otel işletme firmaları bu ücretlerle ilgili olarak genelde pazarlık yapmamaktadırlar.
Bu hizmet bedeli yansıtmaları genellikle ikiye ayrılmaktadır. İlki, ne kadar ödeme yapılacağı belli olan, otelin toplam cirosuna veya oda cirosuna oransal olarak bağlı olan bir ücrettir.
Kimi global/yerel otel işletme firmaları bunu “Grup Hizmetleri”, kimileri “Merkezi Hizmetler”, diğerleri de benzer başlıklarla isimlendirirler.
Bu başlığın altında çoğunlukla temel içerikte global pazarlama, reklam, halkla ilişkiler, BT, insan kaynakları geliştirme, eğitim modülleri, muhasebe sistemlerine ilişkin maliyetler yer almaktadır.
İkinci grupta ise, yine yukarıda belirtilen ana konular kapsamında, ancak özellikle ilgili otele yönelik birçok ilave hizmet için ücretlendirme yapılmaktadır.
Bu maliyetlerle ilgili olarak birinci grupta olduğu gibi belli bir tavan olmadığı için, bu masraf kalemi otel sahiplerini en çok endişelendiren konuların başında gelmektedir şeklinde ifade etmek hiç yanlış olmayacaktır.
Çünkü bu konuda onlar açısından bir belirsizlik söz konusudur. Sırf bu endişe yüzünden, sonuna gelinen bazı müzakereler bozulabilmektedir.
Ancak bu endişeyi de bertaraf etmenin ve bu masrafları da kontrol altında tutmanın çeşitli yöntemleri bulunmaktadır.
