DAHİLİ KONTROL SİSTEMİNİN ÖNEMİ

Değerli okuyucular, Konaklama Sektöründe Rakamlar ve Ötesi yazı dizimin dördüncüsü olan Kontrol hakkındaki düşüncelerimi sizlerle paylaşmaktan mutluluk duyuyorum. Olabildiğince ana hatlarıyla değindiğim bu yazımı umarım faydalı bulursunuz.

Bütün şirketlerde olduğu gibi dahili kontrol, özellikle konaklama sektöründe, günlük işlemlerin çokluğundan ve hala nakit kullanımın nispeten fazla olmasından dolayı çok önemlidir. Ancak, yazımda dahili kontrol sisteminin sadece bu işlemlerin kontrolunun ötesinde alanları kapsadığını ve sürdürülebilir başarı için önemine değineceğim.

Dahili kontrol, varlıkların korunmasına yönelik uygulanan iş yapış biçimini, muhasebede üretilen bilgilerin doğruluğunu, operasyonun etkinliğini arttırmayı, ve tanımlanmış yönetim süreçlerine uygunluğunun kontrolünü kapsar.

Dahili kontrolun hedeflerine kısaca değinecek olursak:

Varlıkların korunması; Nakit, stoklar, demirbaşlar, bina ve arazi gibi varlıkların korunması, dahili kontrol sisteminin bir numaralı hedefidir. Bu hedef, mevcut varlıkların hırsızlığa karşı korunması olduğu gibi., bina ve makine gibi kaynakların bakımları ile verimliklerinin muhafaza edilmesine, envanterdeki stokların çalınmamasını, ziyanların önlenmesini kapsar.

Muhasebe de üretilen bilgilerin güvenilirliği ve doğruluğu; Bu hedef, muhasebe tarafından üretilen çeklerin ve hesap föylerinin, bilançoların, raporların doğruluğunu kontrol eder. Doğru bilgiler, sadece ortakların, veya vergi dairesinin bilgilendirilmesinin yanı sıra, yönetimin operasyonu doğru yönlendirmesi için önem arz etmektedir.

Operasyonun verimliliğini arttırmak; Operasyonel verimlilik, ürünlerin ve servislerin belirlenmiş standartlardan taviz vermeden, minimum maliyetle sunulmasıdır. Otelcilikte operasyonel verimlilik, eğitim ve doğru yönetimle arttırılır. Bunun yanı sıra teknolojinin daha fazla kullanılması da verimliliği arttırmaktadır.

Önceden tanımlanmış yönetim politikalarına, prosedür ve talimatlara uyulmayı teşvik eder; Dahili kontrolün bir diğer hedefi, personelin yönetim politikalarına uyumunu tespit etmektir. Prosedür ve talimatlar, işlerin belirlenmiş standartlar dahilinde ve yönetim boşluğu olmadan yapılmasını kapsar. Denetimin sıkılaşması bazen hantallık ve zaman kaybına yol açabilir. Bu tip durumlarda yönetim, talimat ve prosedürlerin fayda maliyet analizini yapmak durumundadır.

Dahili kontrolün dört hedefi, mali ve idari alanlar olarak ikiye bölünebilir. İlk iki hedef, varlıkların korunması ve muhasebede üretilen bilgilerin doğruluğu ve güvenilirliği mali kontrol olarak, operasyon verimliliğini arttırmak ve önceden tanımlanmış yönetim politikalarına, prosedür ve talimatlara uyulmayı teşvik, idari kontrol olarak kabul görmektedir. Geçmişte bağımsız dış denetçiler mali alanlara odaklanırken, şimdilerde ise, yönetimler misafir tatminini arttırmak ve verimliliği arttırarak uzun vadede sürdürülebilir kar maksimizasyonu elde etmek için idari denetimlere önem vermektedirler.

Sistemin etkinliğinin gerekliliği için dahili kontrol aşağıdaki alanları kapsamalıdır:

· Yönetimsel liderlik; Konaklama işletmelerinde, yönetimin liderlik gayretlerin dahili kontrolde kilit rol oynamaktadır. Üst yönetim tarafından hazırlatılan politikaların sistem içinde iletilmesi ve uygulatılması yönetimin sorumluluğundadır. Bunun dışında, değişik kademelerdeki yöneticiler dahili kontrol sisteminin uygulanmasından sorumludurlar.

· Organizasyon yapısı; Birçok kuruluşta organizasyonel yapı fonksiyonlara göre bölünmüştür. Personel, organizasyonun yapısını bilmeli ve hiyerarşiye göre hareket etmelidir.

· Anlamlı, kabul görmüş uygulamalar; Üst yönetim tarafından, etkin dahili kontrol sisteminin kurulması için, ideal iş ortamının yaratılmasıdır. Sağlık sigortası, mecburi yıllık izine çıkma, personelin kanun dışı işlere karışmasının yasak olması gibi uygulamaları kapsar.

· Yetkin ve güvenilir personel; Dahili kontrolün en önemli ayağı personeldir. Ağırlama sektöründe rakipler arasında fark yaratan, kaliteli ve eğitimli personel tarafından sunulan kaliteli servistir. Servis esnasında gülümseme bazen sunulan yemeğin kalitesinden daha önemli olabilmektedir. Sürdürülebilir başarı için, personel her zaman itinalı servis vermek durumundadır. Dahili kontrol sisteminin, eğer personel yetkin ve güvenilir değilse başarı kaydetmesi zordur.

· Görevlerin ayrıştırılması; Üretim, varlıkların korunması ve muhasebe fonksiyonlarının farklı kişilere verilmesi dahili kontrolü önemli bir parçasıdır. Görevlerin ayrıştırılmasının amacı, olası hataları ve hırsızlıkları önlemektir.

· Yetkilendirme prosedürleri; İşletmede her faaliyetin, yönetim tarafından onaylanmış yöntemle yapılması gerekir. Yönetim yetkilendirmesi genel olacağı gibi spesifikte olabilir. Genel yetki, personelin rutin işlerini yapılabilmesi için verilir. Garsonun yemeği menüde belirtilen fiyattan satması gibi. Bu durumda onay istenmez. Belli limiti geçen sabit demirbaş alımlarında eğer şirket başkanının onayı isteniyorsa, bu satın alma başkanın yazılı onayı ile gerçekleştirilir.

· Dokümanlar ve kayıtlar; Etkili dahili kontrol için bütün işlemlerin dokümante edilmesi gerekmektedir. Misafir kayıt formu, foliolar, adisyonlar, sipariş talep formları, mal kabul kayıtları, personel giriş, çıkış saatleri, arızalı odalar gibi. Dokümanlar genelde kontrol amaçlı numaralandırılır.

· Prosedürlerin kılavuzları; Otelcilikte her işin nasıl, ne zaman yapılacağı yazılmalıdır. Bu yöntem ile, işlerin her zaman istikrarlı şekilde yapılmasının sağlanmasının yanı sıra, yeni personelin işin detaylarını öğrenmesini de katkısı içinde gereklidir.

· Fiziksel kontrolü; Varlıkların korunması için fiziksel kontrol gereklidir. Nakit paranın korunması için kasalar, envanter ürünlerinin kilitli depolarda muhafaza edilmesi ve buralara sınırlı girişler, bunun dışında, kayıtların dokümanlarının güvenlikli şekilde saklanması önemlidir.

· Bütçe ve dahili raporlama; Bütçe raporları ve tamamlayıcı raporlar, dahili kontrol için gerekli elemanlardır. Bu raporlar şirket içinde önemli iletişim araçlarıdır. Bütçe, dahili kontrol için kullanıldığı zaman, yönetimin hedeflerine de ulaşmasına yardımcı olurlar. Bütçe hedeflerinin gerisinde kalındığı zaman, yönetimin zamanında düzeltici faaliyete geçmesi için bilgilendirme vazifesini görürler. Diğer raporlarda yönetimi düzeltici faaliyete geçmesi için uyarırlar. Düzeltici faaliyetlerin etkinliği için raporların içeriklerinin güvenilirliği kadar, zamanında üretilmesi kritik öneme

· Performansın bağımsız şekilde kontrolü; Dahili kontrolün başarılı olması için bağımsız olması çok önemlidir. Bağımsızlıktan anlamamız gereken, denetleyicinin, denetlenecek birim dışından olmasıdır. Otelcilikte, denetimlerin çoğu içerden kişilerle yapılmaktadır. Denetçinin gerek operasyonda, gerekse muhasebe dışından direk olarak Genel Müdüre bağlı olarak çalışması doğru ve faydalı olmaktadır. Muhasebe denetimleri ise, dış denetçiler tarafından yapılmaktadır.

Muhasebe denetimlerinin esasları

Muhasebe denetimlerinin ana hedeflerine ulaşması, nakitler (tahsil edilen ve ödenen paralar dahil), bekleyen alacaklar, ödenecek borçlar, satın alma ve mal kabul, personel bordroları, stoklar, demirbaşlar, şirketin kasasında olan menkul kıymetlerin denetimleri ile mümkün olur.

Küçük operasyonlarda dahili denetim

Küçük işletmelerde dahili denetimleri yapacak kişi otelin sahibi veya müdürdür. Bu işletmelerde esas olarak, tahsil edilen ve ödenen paralar, satışlar, personel bordroları, bekleyen alacaklar, stoklar, satın almalar kontrol edilmelidir.